چگونه زمان خود را مدیریت کنیم

مقدمه:

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آن ها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های نو محیطی فراهم آوردند که تقریباً در مدت زمان کم میتوان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریع تر و آسان تر انجام داد اما تمایل به سریع تر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روزبیشــتر می شود. این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله ی قدیمی است، مسئله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری، در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما،‌چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن رو به رو شویم تا در زندگی موفق شویم. در ادامه یک تعریفی از مدیریت زمان ارائه می کنیم، و ابعاد مدیریت زمان را تشریح می نماییم. مراحل مدیریت زمان را بیان می کنیم. مزایا و فواید مدیریت زمان،‌چرخه ی فرآیند مدیریت زمان مؤثر و اصول عمومی مدیریت زمان را توضیح می دهیم. 

اصول عمومی مدیریت زمان

     مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می دهیم . ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می دهیم.

   احتمالاً روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت(دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

   ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیتها را حذف کنید. هم چنین زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری ، مدت زمانی که واقعاً کار می کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش زمان کاهش استرس در زندگی. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی وجسمی می شود.

2-1 -چگونه وقت خود را می گذرانید؟

     وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید

بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی حال و...) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهد، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.

    پس از ثبت فعالیت ها برای چندین روز، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ،‌فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید. وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند،‌زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی،‌یعنی اولویت بندی فعالیتها، ‌به شما کمک خواهد کرد.

2-2 -اولویت بندی فعالیت ها

    الویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را بدنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید.

    برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید . در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید.

    در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید . در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیر ضروری زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان

خود می دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.

2-3 -برنامه ریزی

    برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند. در برنامه ریزی شخصی، برنامه ریزی ازطریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود. دربرنامه ریزی حرفه ای ،‌برنامه ریزی پروژه محور است. برنامه ریزی پروژه باید از طریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود.

   روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ریزی رسمی یا غیره یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورا قابلیت های خود دست یابید.

    دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حداکثر دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد.

2-4- نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت

2-4-1- از مزاحمت ها جلوگیری کنید

    همواره پذیرای بازدید کنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره وری می شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدید کننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید .

     راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است . تمـاس های تلفنــی می توانند  خیلی وقت گیر باشند. تماس های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز می دارند.

تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغامهای دریافتی را چک کنید.

2-4-2 -کنترل کنید

    کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویت بندی کنید. با انجام این عمل،‌شما می توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا فعالیت ها را انجام می دهید. همچنین شما می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و می توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

2-4-3 -بر بهره ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن

    تمرکز بر بهره وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می دهد. تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می کند که بهره ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا،‌به شما کمک می کند کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

2-4-4 -سرعت خود را تنظیم کنید 

    مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می کنید می توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید. (امیدوار،1384،صص4-2)

ابعاد مدیریت زمان :‌

    مدیریت زمان دارای دو بعد است :‌

الف : بعد نگرشی (فرهنگی ): نوع برخورد با زمان متأثر از ارزش های فرهنگی فرد و جامعه ای است که در آن زندگی می کند. برای اصلاح این بعد فرد باید با ورود در فرآیند « خود انتقادی تکاملی » هوشیارانه با پدیده ها روبرو شود و سعی کند بر پایه و اصول حاکم بر زندگی شخصی و کاری خود، زمان را به امور گوناگون و به نحو بهینه تخصیص دهد.

و از این طریق بهره وری در « Produc tivity » خویش را افزایش دهد.

ب : بعد فنی و کاربردی :‌ اگر بپذیریم که زمان به عنوان اصلی ترین سرمایه بشری نیازمند به مدیریت و اداره کردن در راستای تحقق اهداف است ، باید در جستجوی روش ها و فنون بر آمد که با استفاده و به کارگیری آن ها امکان مدیریت بهتر زمان فراهم آید. نیاز به فراگیری مدیریت زمان بر پایه این فرض استوار است که به هر چیز گران بها و با ارزشی رهزنان چشم دوخته اند تا آن را به شکل های گوناگون از چنگ صاحب آن بربایند.

(خاکی ،1382،صص7-6)

مراحل مدیریت زمان :

    توسعه و تقویت توان مدیریت کردن زمان شامل سه مرحله کلی زیر می باشد که به طور تدریجی و نسبی فرد در آن پیشرفت می کند. :

1. حساس شدن ذهنی نسبت به یک سرمایه ی عادی شده ای به نام زمان .

2. شناسایی آفات، راهزنان ، دام های زمان و دلایل اتلاف زمان .

3. جست و جوی راه حل هایی برای جلوگیری از اتلاف زمان و به کارگیری تدریجی آن ها.(خاکی،1382،ص7)

بهترین روشی که ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنیم و همچنین از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفه ای استفاده مناسب و بهینه کنیم برنامه ریزی است . به عبارت دیگر برنامه ریزی ، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف می باشد. (خاکی،1382،ص55).

مزایای استفاده از برنامه ریزی زمان :

1. اهداف فردی و حرفه ای سریع تر و مطمئن تر بدست خواهند آمد.

2. زمان برای شما ذخیره شده، شما را قادر خواهد ساخت تا توانایی هایتان را حول وظایف و اهداف واقعی متمرکز کنید.(مدیریت، همکاران،تفکر،خانواده،زمان فراغت).

3. شما زمان لازم برای انجام، پیگیری و نظارت بر پروژه ها، وظایف و فعالیت ها خواهید داشت.

4. با کاهش فشارهای روانی در زندگی روزانه، قادر خواهید بود تا مسائل روزانه را بهتر پیش بینی نمایید.(خاکی، 1382،ص57).

یکی از نشانه های مدیران موفق و موفقیت در مدیریت زمان شان است، آنها در بررسی کردن فعالیت هایشان و همچنین فراهم نمودن زمانی کافی برای ضرورت ها، موفقیت هایی را کسب می کنند. راز موفقیت بیشتر مدیران و کارکنان استفاده روزانه از وسایل کمکی است که به آن ها اجازه می دهد تا :

-       یک تصویر کلی از تمام کارهای در دست اقدام داشته باشند.

-  « برنامه » و « هماهنگی » از مهم ترین طرح ها، نقطه نظرات و فعالیت ها در یک روش، سیستماتیک و هدفمند هستند.

از طریق سازماندهی و نظارت اجرایی و همراهی با این وظایف موفق تر می شوید.(خاکی،1382،ص105)

    یک برنامه ریز زمانی بهترین وسیله برای ترتیب دادن، سازمان دادن و حفظ خود انضباطی است. احتمالاً نحوه ی عمل می تواند بسیار متنوع باشد. علی رغم این نکته بعضی از شیوه های سنتی قابل قبول است.((خاکی،1382،ص106).

مزایا و فواید مدیریت زمان:

1. آمادگی بهتر برای روز کاری بعدی .

2. یک برنامه برای روزی که در پیش دارید.

3. یک تصویر روشن و کلی از اهداف روزانه .

4. سازماندهی کارهای جاری روزانه.

5. حافظه بهتر .

6. تمرکز مسائل ضروری .

7. اتلاف کمتر انرژی .

8. دستیابی به اهداف روزانه .

9. تفاوت بین وقایع با اهمیت و کم اهمیت .

10.                     تصمیم گیری درباره ی اولویت ها و تفویض اختیار.

11.                     افزایش اثربخشی از طریق هماهنگی بین وظایف .

12.                     کاهش عدم تمرکز حواس و برخورد بهتر با پیش بینی نشده.

13.                     خود کنترل (انضباطی)

14.                     کاهش فشار و نگران روانی.

15.                     تسلط برخورد در رویای او با حوادث پیش بینی نشده..

16.                     تقویت خود کنترلی.

17.                     احساس مثبت موفقیت، در پایان روز.

18.                     افزایش رضایت و انگیزش .

19.                     افزایش عملکرد فردی.

20.    آخر این که تمام عوامل بالا ، زمان را از طریق انجام کار به صورت روش مند ذخیره می کنند. (خاکی،1382،ص113).

عوامل اتلاف وقت ( زمان ):

1. تقلا بیش از حد.

2. مغشوش بودن مسئولیت با اختیار.

3. مراجعین پیش بینی نشده .

4. ناتوانی در گفتن نه .

5. نا کافی بودن کنترل ها و ناقص بودن گزارش های پیشرفت کار .

6. تصور نادرست از برنامه ریزی .

7. کارکنان ناکافی .

8. اطلاعات ناقص.

9. احاله امور به نحو غیر مؤثر .

10.                    فقدان انضباط شخص .

11.                    ناتمام گذاشتن وظایف .

12.                    عوامل بحرانی پیش بینی نشده.

13.                    جلسات .

14.                    بی نظمی شخصی .

15.                    ضعف در برقراری ارتباط با دیگران .

16.                    به تعویق انداختن کارها .

17.                    مصاحبت و خوش و بش کردن با دیگران .

18.                    مزاحمت های ناشی از تماس های تلفنی.

19.                    مسافرت .(خاکی ، 1383، صص133تا120 )

    منظور از زمان سنجی کلیه ی اقدامات آگاهانه ی سازمان است که طی آن مقصود اصلی، بهبود امور به کمک سنجش درجه ی استفاده مؤثر تر از منابع در جهت تحقق هدف های مورد نظر می باشد به این مفهوم زمان سنجی یکی از فعالیت های مهم و مستمر هر سازمانی محسوب می شود که طی سال های اخیر در ایران توجه خاصی به آن مبذول شده است. موفقیت در انجام این فعالیت طبعاً مستلزم آن است که مدیران به طور اعم و متخصصان زمان سنجی به طور اخص با تکنیک ها و فنون زمان سنجی آشنا باشند. عمدتاً زمان سنجی در مورد کار و وظایف اعضای سازمان انجام می شود انسان های موضوع زمان سنجی ممکن است از طرح های زمان سنجی استقبال و پشتیبانی کنند که در این صورت موفقیت طرح ها تسهیل می شود. و یا آن که با آنها به مخالفت بپردازد که در این حالت موجبات شکست نسبی یا کامل آ نها فراهم می گردد.

(علی احمدی، 1380،ص219) 

     مدیریت زمان به معنی اداره کردن خودمان و منابع و تواناییمان است. (دی فرنر، 1379،ص11) منبع ارزشمند زمان، بر روی روش ما در استفاده از سایر منابع اثر می گذارد. زمان تنها منبعی است که ما به طور مساوی در اختیار داریم پس از آن استفاده کنید چون برای همیشه از دست خواهد رفت. زمان را همچون منابع دیگر نمی توان ذخیره کرد تا هر موقع نیاز شد از آن استفاده کنیم. بدین معنی که نمی توانیم زمان را مانند پول ذخیره کنیم . مدیریت زمان بسیار بیش از اداره فعالیت هایمان در طول زمان است. مدیریت زمان ،‌مدیریت خود است. مدیریت خود درست مانند مدیریت چیزهای دیگر است. مدیریت زمان نیز شامل مهارتهای برنامه ریزی ، سازماندهی ، اجراو کنترل کردن است. مدیریت زمان به معنی استفاده ی مؤثر از منابع و راهی برای رسیدن مؤثر به اهداف شخصی است . اگر شما علاقه مند به بررسی گذران وقت خود و تصمیم جدی در مورد توسعه آن داشته باشید به چیزهای که باید انجام دهید نظری بیفکنید.

تعهد:

   هیچ تدبیر یا راه میان بری وجو ندارد مدیریت زمان آشفته درت مانند یک عادت بد است. شما باید متعهد شوید که درباره آن کارهایی انجام دهید مانند کم کردن وزن ، ترک سیگار یا الکل.

تجزیه و تحلیل :

    شما باید در مورد این که چگونه وقتتان را می گذرانید چه مشکلاتی دارید و چه شرایطی دارید ، داده هایی را جمع آوری کنید. فرم تحلیل زمان و دیگر ابزار تجزیه و تحلیل زمان در این مورد مفید می باشد.(دی فرنر، 1379،‌ص15)

برنامه ریزی :

    ممکن است بگویید من وقت کافی برای برنامه ریزی ندارم امور مدیریت مؤثر و کار غالباًً مستلزم برنامه ریزی است توسط آن شما می توانید بودجه خانواده یا تجارت یا زمان را اداره کنید . یک ساعت برنامه ریزی ساعات زیادی از انجام کارهای غلط برای شما ذخیره میکند ،‌ بحران ها را کاهش داده و از انجام کارهای غیر مهم و غیر ضروری جلوگیری می کند .

پیگیری و تحلیل مجدد:

      اگر شما نتایج را بررسی کنید کشف مشکل کنید و برنامه را اصلاح کنید،‌برنامه نتیجه خواهد داد و مشکلی به وجود نخواهد آمد. بنابراین هدف مدیریت زمان یک فرآیند مداوم از تجزیه و تحلیل ، برنامه ریزی ، تجزیه و تحلیل دوباره و برنامه ریزی دوباره می باشد. این فرآیند که شامل 8 مرحله است به ترتیب :

1. فهمیدن این که چگونه از وقتتان استفاده می کنید. از صورت عملیات زمان و دیگر وسایل مثبت وقایع استفاده کنید.

2. فهرست زمان خود را برای شناخت مشکلات و فعالیت هایی که بی ارزش هستند و وقت زیادی از شما می گیرند اصلاح کنید.

3. تمرین خود ارزشیابی کنید. گاه گاهی توانایی ها ،‌منابع ،‌سرمایه و موقعیت حال خود را ارزیابی کنید و توجه کنید که حالت ارزیابی شما چگونه است؟ یعنی حالت شما کدامیک از موارد زیر است. من هستم، من می توانم ،‌من نیاز دارم،‌من دوست دارم، من آرزو دارم.

4. اهدافی را که برای شما مهم هستند طبقه بندی کنید . به وسیله اولویت بندی، اهمیت کارهای مهم را تشخیص دهید.

5. فعالیت برنامه ریزی را تا رسیدن به اهداف مهم توسعه دهید. مهارت ها، منابع و چهارچوب زمانی خود را مشخص کنید.

6. برنامه های خود را به صورت فعال اجرا نمایید و فعالیت های کلیدی را در دفتر روزانه خود جدول بندی کنید.

7. تاکتیک های پیشرفته وراه حل ها را برای غلبه بر مشکلات ویژه مدیریت زمان همچون بحران ها یا ملاقات های غیره مؤثر معلوم نمایید . 

8. پیگیری و تجزیه و تحلیل دوباره را شاخصی برای پیشرفت قرار دهید.

(دی فرنر،1379،صص18-16)

مدیریت زمان شخصی:

    مدیریت زمان بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه را صرف می کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت بندی اهداف شخصی می تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت های اولویت دار ، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک می کند که اهداف شخصی خود را اولویت بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش « فقط بگو نه» را یاد می گیرید که به شما در سبک کردن زمانبندی کمک می کند. این بخش همچنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می دهد.

3-1- فقط بگو « نه» :

   در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه « نه »   مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می شود. به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت های شخصی ضروری است.

    چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید که امکان بر آوردن تقاضای آنها را فراهم نمی آورد. شما متعجب خواهید شد که می بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می شود.

3-2 -اهداف شخصی :

3-2-1 -هدفگذاری

    وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر « نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست یابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف ، حوزه ی ‌خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی

هستند . اهداف به ما کمک می کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجــازه تمـرکز بر تلاش هایمان ، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش ، به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه ریزی کنید.

    اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که مشکل تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرآیند کند است اما به شما کمک می کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورد شوند چرا که یک فرآیند تدریجی است .

3-2-2 -اهداف خود را اولویت بندی کنید

   وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویت بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است . خیلی از ما از این مرحله می پریم اگر چه دوباره مجبور می شویم که برگردیم .

   اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند . اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیافتند . اجاره دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می گوید که « انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست ».

    اقتصاددان ایتالیایی، ویلفر دو پارتو، قانونی در اولویت بندی دارد. قانون پارتو می گوید که تقریباً 80درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش هایی حاصل می شود که انجام می دهیم . برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می کند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی شود. قانون پارتو را برای اولویت بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد .

3-3 -تعلل :

      وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت بندی کردید، می توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده اید. تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم . اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می شود.

    با تعداد زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم ؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند.

    وقتی با کار بزرگی روبرو می شوید آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می آورد که اجزاء‌کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم. بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده است.

3-4 -مزاحمت کمال گرایی

      وقت هدفگذاری و اولویت بندی کردید،‌باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است. این نوع رویکرد می تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد . توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم . وقتی کاری را انجام دادید،‌شما باید به خود پاداش دهید. پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم تر و شادتری خواهیم داشت.

3-5 -وقت گذاشتن برای همسر

    زندگی شخصی شامل چندین حوزه مقاومت است که باید در نظر بگیریم. یکی از این حوزه ها وقتی است که با همسر خود می گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می کنند. افرادی که وقت کافی

برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش در می یابند که می شد از آنها جلوگیری کرد . اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری ، همسر ما عذر ما را می پذیرد.

    چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمانهایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید. روش دیگر رفتن به خرید با یکدیگر است .  

3-6- کارهای مربوط به خانه

    هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت ها می توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت ها در زندگی پیچیده امروزی ،‌بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند. از آنجایی که خود نمی توانید همه این کارها را انجام دهید،‌اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید.

3-7 -وقت گذاشتن برای فرزندان

    همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان دراولویت های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه ای از شما می گیرند و لازم است . که دیگر اولویت ها را همراه با ایت موضوع برنامه ریزی کنید .

    می توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می دهیم. بچه ها از مسئولیت لذت می برند و قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانیدآنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید . انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان ، استرس شما را کاهش می دهد . تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال های بعد افزایش می دهد.

    نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان ، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند. شما می توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می شود که به اهداف خود نرسید. فرزندان خیلی اهمیت دارند باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه داشته باشید .

3-8 -مدیریت میز کار

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است. میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید. با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید. وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هر یک را انجام دهید .

    روشی که اتاق کار خود را بر اساس نیازها ترتیب می دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین ترین حد لازم باشند،‌اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می کنند. اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید . از میزهای دارای چند کشو و فایل های بایگانی می توانید استفاده کنید.

    متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد. نوع صندلی انتخابی باید بگونه ای باشد که به شکل مناسب در آن جای گیرید. یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم ، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید .

    بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی کنیم . روشنایی مناسب،‌کارایی را بالا می برد. سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید. اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس ها و درخشندگی ها به حداقل برسند.

    ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. ازیک تقویم دیواری با جدول بندی درشت استفاده کنید. بدین شکل می توانید کل روزهای ماه را ببینید . حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم افزارهای کامپیوتری نیز می توانید استفاده کنید.

مدیریت زمان و کسب و کار

    محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ، طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند. خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نرود عقب خواهند ماند . شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید . بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است ،‌ با ساعات نا محدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم . متاسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند . به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار بکنیم . درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم .

    روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست . با این حال،‌فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد . در این بخش رهنمودهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهد کرد. این رهنمودها را با دقت بخوانید و آنها را بگونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.

4-1 -مدیریت زمان در کار

     رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می توانند در محل کار شما به کار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت ، اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی است .

4-2-  کار درست را در زمان درست انجام دهید

    حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد . اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تأخیر انداخت . بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان،‌یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم . انجام کارها بر اساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

4-3 -قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

    فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید . کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید . هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ،‌کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید . این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید . اگر با چند نفر کار می کنید ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هر یک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند .

4-4- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

    با استفاده از رهنمودهای ارائه شده می توانید، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید.

   این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید . این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید .

4-5-از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

      برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که در جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد . جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود . بنابراین جلسات را بر اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده . دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است . دستور باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد . حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند . جلسات ساخته یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند . این کار منجر به جلسات کوتاهتر و پربارتر می شود . توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه ، به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند . این اقدامات باعث می شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند .

    سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است . ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت . برای مثال ، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند .نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می شوید.

4-6- به صورت مؤثر تفویض کنید

      تفویض زمان بیشتری ایجاد می کند . اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست . در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند . این به چند دلیل رخ می دهد . گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد . اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنیـــد

می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید . دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است .

    وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند . اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می گیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند . دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است . این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود . به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به چیز ی که از دست می دهید .

    وقتی توانستید بر ترس های خود ار تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثر بخش تفویض کنید . ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود . به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید . این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می کند . سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید . بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید . کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید . قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد . کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید . دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد .

4-7- میز خود را مرتب کنید

     فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال وسایل خود روی میز می گردد . عامل اصلی به هم ریختگی روی میز ،‌کاغذ است . کاغذها باید دسته بندی و بایگانی شوند ،‌یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند . نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نا محدود روی میز باشد . بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید . مرتب کردن میز کافی نیست ،‌هر روز آن را تمیز کنید . مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می کند .

4-8- روش ها را مناسب خود تطبیق دهید

    توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است . برای مدیریت موفق زمان ، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید . (امیدوار،1384،صص14-4)

نتیجه گیری

    حال از مبــاحث مطرح شده در این مقاله و مفاهیمی که قبلاً در مورد مدیریت زمان می دانستیم به این فکر می رویم که خود ما چه قدر از زمان و سرمایه ی وجودی خود اطلاع داریم ؟ به هر حال زمان از جمله نعمت های گران بهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می باشد و همان طور که در این مقاله مطرح شد دارای مراحل و راهکارهای مربوط به خود می باشد . مهم ترین مطلبی که در این مقاله مطرح شده است این است که زیر بنایی ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان ارزش گذراندن بر ثانیه های زندگی و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است . پس سعی کنیم عوامل مخرب زمانی را در زندگی خود شناسایی نموده و در ضمن راهکارهایی برای مبارزه با این عوامل مخرب ارائه نماییم. امیدواریم مطالب مطرح شده در این مقاله برای مدیریت زمان در زندگی شخصی و شغلی شما مفید فایده باشد . و همیشه به یاد داشته باشیم که هیچ کس نمی تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند . از طرف دیگر وقت قرض دادنی و ذخیره کردنی نیست و افراد به طور یکسان از آن بهره مند هستند .